La remodelación de oficinas influye en el rendimiento laboral

La oficina es el lugar donde más tiempo pasan los empleados de una compañía. Un promedio de 2080 horas al año, según datos publicados en el www.elempleo.com, donde también se hace mención al espacio, iluminación y ventilación, como elementos decisivos al momento de hacer jornadas laborales agradables para un trabajador, o tediosas y agotadoras si los espacios de trabajo no se encuentran acondicionados de acuerdo a las necesidades de los funcionarios. 

 Es por esto que las tendencias de hoy día en remodelación de oficinas han derribado las barreras arquitectónicas de las diferencias salariales, acercando a jefes con sus colaboradores en lugares de trabajo abiertos, fomentando las relaciones interpersonales y el máximo rendimiento. Las divisiones entre dependencias y las herméticas salas de conferencias de antaño están completamente rezagadas. Ahora, las paredes quedaron desplazadas por espacios abiertos donde los Directivos comparten un mismo ambiente con sus Subalternos, generando así un clima de diálogo, entendimiento y mayor familiaridad, lo cual ha logrado un mayor acercamiento al sentido corporativo de cada empresa. 

Asimismo, se encuentran las zonas de ocio y café como lugares fundamentales para desintoxicar la mente y mejorar las relaciones personales, indispensables para generar un buen clima laboral. “Un plan de paredes sólidas, en el que se deben adquirir materiales como aislante, puertas, equipo y luces, puede llegar a costar entre U$22 y U$23 dólares por metro cuadrado, mientras que la construcción de espacios abiertos tiene un costo aproximado de U$16 dólares”, argumenta Brad Blankenship, Vicepresidente de la firma consultora inmobiliaria estadounidense, Staubach Company, en nota publicada por la compañía Marcus & Millichap Real Estate Investment Brokerage Co. Como ejemplo, Blankenship cita el caso de un cliente, el cual ahorró $3.4 millones de dólares en costos inmobiliarios y de explotación de su contrato de alquiler a 15 años, por transformar una oficina 100% cerrada y con paredes sólidas, en un lugar 50% cerrado y 50% abierto. 

Tanto la ubicación como el diseño interior de una oficina, siempre van a crear un impacto sustancial en la productividad y la motivación de los empleados, así como en el gusto y la confianza que se proyecta hacia los clientes. Es la opinión de expertos en arquitectura interior, como Ricardo Riveros, director de la firma que lleva su nombre y especialista en remodelación de espacios interiores, quien añade que durante y luego de una remodelación, es indispensable optimizar las instalaciones intervenidas con el fin de crear un ambiente apto para el trabajo individual y en equipo de quienes allí acuden a diario. Respecto al tema, la página web de negocios Materiabiz reveló recientemente los resultados de una encuesta hecha en la ciudad de San Francisco, California, en la cual el 48% de las personas afirmaron estar dispuestos a trabajar horas extras en sus oficinas si la empresa en donde laboran mejorara las condiciones estructurales de sus espacios, en pro de cumplir los objetivos corporativos. 

Entre los diferentes tipos se encuentran las oficinas temáticas, virtuales, showrooms, call centers y data centers, home office, entre otras instalaciones similares. Las cifras Según una publicación hecha por la firma norteamericana Marcus & Millichap Real Estate Investment Brokerage Co. y publicada en su página web, durante los últimos 20 años el espacio promedio de oficina por empleado ha disminuido en más de un 20%, equivalente a 190 pies cuadrados. La investigación hecha por la firma de bienes raíces estadounidense tuvo en cuenta la distribución general que hacen las empresas de ese país con respecto a décadas anteriores. Según los expertos de la corporación americana autora del artículo, éste es uno de los aspectos sobre los cuales las nuevas tendencias en distribución de espacios se inclinan cada vez más hacia el replanteamiento interior de cada oficina, siempre en la búsqueda de un equilibrio entre la identidad corporativa, la distribución estética, el mobiliario y la comodidad de los empleados. 

Expertos consultados por el grupo especialista en diseño Mobilart de México aseguraron que antes de empezar con un proceso de remodelación interior, es un buen momento para preguntarse qué tipo de oficina requiere su empresa o agencia: ¿requiere darle un giro estético al concepto de los espacios actuales?, ¿el crecimiento futuro es directamente proporcional a los metros cuadrados que se requerirán en un futuro?, ¿cómo insertar un diseño responsable con el medio ambiente, que incluya ahorro de energía y sustentabilidad? La tecnología como agente de cambio Los expertos en arquitectura interior acuñan el auge del cambio de espacios laborales a los avances de la ciencia informática, desde el momento en que irrumpieron en el mercado mundial las herramientas de comunicación y almacenamiento de datos de fácil ubicación en cualquier punto. 

El uso de computadoras portátiles, el servicio Wi - Fi y la telefonía a través del Internet son herramientas indispensables para el desempeño laboral y la productividad de las compañías. De otro lado, salas de conferencias y estaciones de trabajo son ahora oficinas virtuales para cualquier persona que requiera desplazarse dentro del espacio físico de la empresa para el desempeño de sus funciones. Para complementar los espacios de oficina se recomienda apelar a la tecnología como una herramienta para la sistematización de documentos y archivos, en lugar de emplear un mobiliario de grandes dimensiones, así los empleados se vuelven más eficientes al hacer uso de herramientas informáticas no sólo para guardar la información que ellos requieren, sino también para tener un fácil acceso a ella. 

Abriendo espacios Con base a las actuales tendencias en arquitectura interior, el minimalismo como forma para brindar una mayor circulación de personal especialmente en los espacios abiertos, haciendo uso de la menor cantidad de mobiliario posible cuando no sea necesario. De igual manera, recomienda las divisiones en vidrio o transparentes para la delimitación de otros espacios interiores como salas de junta, para que las demás zonas comunes no se conviertan en un factor de distracción durante las juntas de negocios y de tráfico. La influencia de la remodelación de oficinas se evidencia en una investigación hecha por la revista especializada Executive Travel Magazine, la cual estableció que el diseño de las oficinas es crucial en la incentivación de sus colaboradores por ser éstos mucho más propensos a permanecer en un escritorio. Según los resultados, 6 de 10 personas concuerdan en que la remodelación interior, contribuye favorablemente al desempeño tanto individual como grupal, manteniendo bajos niveles de stress y cansancio. Uno de los ejemplos más recientes se encuentra el caso de la compañía de auriculares Plantonics, la cual celebró sus 50 años con la remodelación de sus oficinas en el Reino Unido, por lo que organizó una encuesta entre sus empleados para conocer su satisfacción en el trabajo. 

De acuerdo a sus respuestas, el equipo de arquitectos interioristas trabajó en un diseño dividido en cuatro áreas: una para el trabajo individual; el de colaboración para las labores en equipo; el de ocio, para desestresarse; y la sección de comunicaciones para reuniones personales y virtuales. Riveros coincide en que la opinión de los empleados se puede convertir en una “lluvia de ideas” a la hora de iniciar un proyecto de remodelación de oficinas: decisiones sobre cuántas estanterías serían útiles en una sección y la posición de los escritorios son temas clave para ellos. Las opciones de colores y temas de la oficina son decisiones más apropiadas para la administración superior. Para aquellas empresas que aún no saben cómo optimizar sus espacios interiores, se aconseja tener en cuenta la siguiente lista de puntos: 

1.- La poca iluminación puede producir una baja productividad, por lo que es indispensable que los empleados siempre se encuentren rodeados de ventanales y así no sientan que se encuentran dentro de un ambiente lúgubre y monótono. 

 2.- En el caso de las oficinas pequeñas a donde el cliente tenga ingreso, es indispensable cuidar el diseño de la misma en cuanto a la organización del mobiliario y los equipos electrónicos instalados, por lo que se recomienda la asesoría de un profesional en diseño interior. 

3.- Es importante que los trabajadores tengan un lugar a donde puedan acudir en los momentos en que se encuentren estresados o deseen despejar su mente para continuar con sus labores. Un buen diseño de cocina, por ejemplo, puede contribuir a crear un momento de descanso e incluso, ayuda a crear lazos de amistad entre colaboradores. 

4.- Las sillas de oficina son el sitio en donde las personas empleados pasan más tiempo dentro de una oficina. Es indispensable buscar un mobiliario cómodo que no se convierta en un elemento detonador para problemas de columna y otras afecciones similares. 

5.- No puede faltar la ubicación del logotipo de la empresa en un sitio estratégico, en donde clientes, visitantes y empleados puedan verlo. Finalmente, tenga en cuenta a la hora de remodelar su oficina que, no todas las labores se realizan delante de un ordenador y por lo tanto, no todos los lugares de trabajo deben concebirse de la misma forma: el color de los muebles y paredes son factores clave a la hora de crear ambientes, por lo que debe ser sometido a estudio de un profesional del diseño, quien le guiará en la distribución espacial que requiere, de acuerdo al área disponible y los objetivos corporativos de la compañía.